Видео реклама

 

Горячая тема

На личном опыте

На личном опыте

Отчеты, письма, совещания. Голова кругом! А тут еще коллега делится со скучающей, но делающей вежливо-заинтересованный вид аудиторией перипетиями своей личной жизни. В условиях цейтнота я воспринимаю это как личное оскорбление. Она крадет мое время, а время – ресурс невосполнимый. Надо с этим что-то делать, не то превратишься в загнанную лошадь.

Сейчас я напоминаю себе человека, который пилит дерево тупой пилой. А на замечание проходящего мимо, что, заточив пилу, закончу быстрее, я отвечаю, что мне некогда точить пилу, мне нужно пилить. Стоп! С этой минут я буду любить себя и научусь управлять своим временем! Завтрашний день посвящаю «заточке пилы», а с сегодняшнего дня завожу привычку ложиться спать в фиксированное время. Оптимально – до одиннадцати вечера. Тогда моему организму будет достаточно времени на восстановление. И я не буду литрами пить кофе на работе.

7.30 – будильник. 7.40 – второй будильник. 7.50 – третий. Как же хорошо иметь три будильника! Особенно хорошо, когда этот будильник включается на музыкальном центре, и оттуда льется приятный томный лаунж. Не вскакиваю как ужаленная, а пробуждаюсь постепенно, потягиваясь, встречая новый день. И правда – выспалась! Завтракаю – и без спешки на работу.

Открытие 1: я выспалась!

Вывод: ложиться спать в 23.00.

По дороге на работу вспоминаю, что в плеере имеется аудиокурс по изучению английского зыка. Вот и потрачу время эффективно. Наушники – в уши, и я на один шаг ближе к межнациональному средству общения. Надо отметить, что обычно по пути на работу я прокручиваю в голове вопросы текущего дня. А сейчас – отвлеклась, и что немаловажно – с пользой для себя.

Открытие 2: я использовала время в транспорте с пользой для себя.

Вывод: по дороге на работу можно не только смотреть в окно.

Вот он, офис. Рабочее место. Впереди – мучительный день. С множеством дел. Начну его по-новому – с позитивным настроем. Чашка кофе, любимый трек в наушниках, письмо коллеги с благодарностью за помощь. Приятная заставка на мониторе. Блаженство. Но взгляд падает на рабочий стол. А на нем – завал, множество маленьких и чуть побольше записок и записочек, в народе называемых «склеротичками». Провожу вялую инвентаризацию – что успеть, кого не забыть. Обнаруживаю, что вчера забыла позвонить важному клиенту. В голове – сумбур и почему-то упрек: более эффективный работник должен держать в голове несколько задач одновременно. Решаю разобраться с собственным комплексом неполноценной эффективности.

Оказывается, наш мозг может довольно быстро переключаться с одной задачи на другую, но в один момент времени он выполняет только одну задачу. Постоянное переключение внимания требует дополнительных затрат времени и энергии, что в результате снижает эффективность, замедляет мышление и повышает утомляемость. Гораздо большего можно достичь, если полностью сфокусироваться на чем-то одном. И еще: при так называемой многозадачности производительность труда снижается в среднем на 30%.

Открытие 3: многозадачности не существует.

Вывод: в один период времени заниматься одним делом, но качественно.

Предыдущее открытие, несомненно, избавило меня от чуть было не зародившегося комплекса плохого работника. Но от этого количество записок на рабочем столе не уменьшилось. Как же все структурировать? А ведь составляют люди планы дня. Почему бы мне не попробовать? Вспоминаю, что программа Microsoft Outlook используется не только для получения и отправки писем, но и содержит в недрах своих календарь – он же электронный ежедневник и закладку «Задачи». Открываю. И поражаюсь. Оказывается, программа любезно предупредит о надвигающемся событии. Долой «склеротички»!

Открытие 4: Microsoft Outlook может использоваться как планировщик дня.

Вывод: заносить дела в закладки «Задачи».

Во время изучения этого чуда технического прогресса, которому до сего дня мною не уделялось должного внимания, замечаю предательски моргающую «аську». Параллельно приходит парочка писем. Устанавливаю статус «занята». Продолжаю работать. Вспоминаю, что оптимальная частота проверки почты – 3–4 раза в день и отвлекаться от работы из-за каждого нового письма не стоит. Звонит телефон – раздается голос стучавшегося в «аську».

Открытие 5: вопрос, который не терпит отлагательства, вам зададут по телефону, а не посредством электронной почты.

Вывод: снижать интенсивность проверки почтового ящика.

Припоминаю что-то про тайм-менеджмент, искусство управлять временем. Гуглю. Как много литературы! Я со своим перфекционизмом потрачу на изучение уйму времени. А его я теперь учусь ценить. Переборов приступ перфекционизма и прилепив к нему заодно ярлык «поглотитель времени», приступаю, наконец, к составлению плана рабочего дня. Тайм-менеджмент учит, что все поставленные на день задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Первоочередные – задачи, не терпящие отлагательства. В ежедневнике они обозначаются буквой А. Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдет ничего страшного, если в крайнем случае они будут задержаны на день-два. В ежедневнике они обозначаются буквой В. Малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают, и если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В ежедневнике они обозначаются буквой С. Время распределяется в порядке приоритетов: сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, можно заняться делами малозначительными. Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться со второстепенными, а если повезет, то и на малозначительные задачи остается время. Если же в течение дня хвататься то за одно, то за другое – нередко самое главное дело как раз и остается несделанным.

Открытие 6: составление плана рабочего дня – целая наука.

Вывод: учиться расставлять приоритеты.

Давно меня тревожит ситуация, висящая надо мной дамокловым мечом. Разговор с клиентом. Клиент важный, но вздорный. А тут мы ему еще и выполнение работы просрочили. Как же хочется забыть о нем, отложить разговор. Но нет... Неприятные дела надо делать в первую очередь, чтобы они не отравляли позитивное течение рабочего дня. Звоню. Разговариваю. Все улажено!

Открытие 9: сделанное в первую очередь неприятное дело заряжает положительной энергией на весь рабочий день.

Вывод: сначала делать самые неприятные дела, а потом приступать к более приятным.

Так, что у нас дальше? План рекламной кампании – стратегия, тексты, встречи. Сложный и объемный участок работы. Сроки поджимают, а еще ничего не сделано. Потому что я не знаю, с какой стороны подступиться. За дело – не боги горшки обжигают. Прикидываю примерный план действий в деталях. С пунктами и подпунктами. Воспользуюсь методом «швейцарского сыра» – выполняю задачу в произвольном порядке, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки. Через некоторое время в сыре появится столько дырок, что доесть его будет просто.

Открытие 7: по мере уничтожения мелких задач из списка глобального дела обнаруживаю, что не так страшна рекламная кампания, как я ее себе намалевала.

Вывод: сложное дело разбивать на мелкие этапы.

Уфф, устала. Перерыв! Отдых во время рабочего дня надо делать ритмично, через равные промежутки времени. Желательно сменить занятие, переключиться на что-то принципиально отличное от того, чем вы занимались до этого. Пойду перекушу. Давно хотела наведаться в новый ресторанчик, открывшийся неподалеку. А после зайду в брендовый магазин поблизости оценить новую коллекцию одежды.

Открытие 8: лучший отдых – смена вида деятельности.

Вывод: война войной, а обед – по расписанию.

Приходит сотрудник на работу ровно в 9.00, в час идет на обед, а домой отправляется в 18.00. И так несколько дней. Коллеги в недоумении. На четвертый день:

– Ты что, с ума сошел – вовремя на работу, вовремя с работы, да еще и на обед имеешь наглость отлучаться?

– Ребята, я же в отпуске.

С новыми силами – за оставшиеся по плану дела. Раз, два – дело сделано! По мере выполнения вычеркиваю их из списка. Чувствую себя хозяйкой своей жизни. Даже осталось время на то, чтобы расчистить, наконец, свой рабочий стол!

Открытие 9: как приятно вычеркивать из списка выполненные дела!

Вывод: план дает удовлетворение от выполненной работы.

С удовольствием приступаю к зачистке рабочей территории. Фэн-шуй тихо торжествует – теперь не будет препятствий для циркуляции энергии. Решаю завести папки и подписать их, разместив на рабочем столе в приоритетном порядке. Ловлю удивленные взгляды коллег – у них ведь на это времени не хватает. Решаю прочитать им мини-лекцию о пользе хорошо организованного делового пространства. С гордостью, подогреваемой отсутствием завала на столе, радостно сообщаю, что хаос в документации, изнурительные поиски деловых бумаг говорят окружающим о легкомыслии и безответственности. Подобные качества никак не сочетаются с профессионализмом и деловым успехом. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия.

Открытие 10: хорошо организованное рабочее пространство создает настроение стабильности и позитива.

Вывод: порядку на рабочем столе – быть!

Мой новый друг и помощник в делах Microsoft Outlook подмигивает задачей: составить план на следующий рабочий день. Помню, что делать дела нужно вовремя. Набрасываю план на завтра. Настроение отличное. Правило окончания рабочего дня – отправляться домой с хорошим настроением – выполнено. Рабочий день окончен. И я все успею – ведь за один сегодняшний день сделано столько, сколько не сделано и за три предыдущих!

Юля Дорофеева, шеф-редактор «ЖЖ»:

– Ко всему перечисленному могу добавить, что очень удобно использовать органайзер в телефоне – он всегда под рукой и напомнит о грядущем событии. Чтобы оптимизировать работу с почтой, стоит установить The Bat!, в котором есть функция оповещения о новых письмах и можно сразу увидеть, от кого и что пришло и насколько это срочно. Поскольку я пользуюсь почтовым ящиком на mail.ru, то у меня эту функцию выполняет Агент mail. «Аськой» пользуюсь обязательно – она отлично экономит время на звонках и помогает не забыть передать ту или иную информацию нужному человеку. Ведь он может быть занят или не ответит на ваш звонок, а вы можете забыть перезвонить повторно. Сообщение же в «аське» будет прочитано позже. Многие мессенджеры дают возможность увидеть, кто и что вам написал в мгновенно всплывающих окнах – так вы решите, срочное ли сообщение и когда нужно уделить ему внимание. Для общения активно используют и «Одноклассников» – теперь там тоже появилась функция уведомления о поступивших сообщениях. Тем же, кто считает, что подобные программы воруют время, заставляя отвлекаться от работы, отвечу: ножом можно хлеб отрезать, а можно и человека убить. Если сотруднику неинтересно работать, он найдет на что отвлечься!

По поводу перерывов и обеда. Обедать надо обязательно. Хотя бы с точки зрения здоровья и поддержания диеты. Меньше съедите на ужин. А вообще хотя бы 40-минутный перерыв в середине дня необходим. Причем это должен быть перерыв с полноценным отрывом от рабочего места и отключением от дел. Так вы меньше устанете к вечеру и, более того, снизите вероятность уставания от работы в принципе. Обед на рабочем месте должен быть отнесен к разряду форс-мажора. А в небольшие перерывчики для чаепития можно вклинивать чтение развивающей литературы – например, по чуть-чуть читать книжки по тайм-менеджменту, на которые не смогла найти время наш автор . Эти 15 минут, бесспорно, пройдут с пользой для общего дела.

 
Текст: Валентина Шаповалова

 
Rambler's Top100Размещение рекламы на сайтеПроизводство сайта - Студия Компас
Использование материалов с сайта возможно только при условии размещения активной ссылки на сайт.